Marco legal del sistema VeriFactu

El sistema VeriFactu se sustenta en la Ley Antifraude, aprobada en 2021, que supuso un cambio de paradigma en la gestión tributaria de empresas en España. Su objetivo principal es reforzar la lucha contra el fraude fiscal y promover que las obligaciones tributarias se cumplan de forma voluntaria. Esta normativa introduce importantes modificaciones que impactan directamente en la facturación digital.

En diciembre de 2023 se aprobó el Real Decreto 1007/2023, que completa la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), estableciendo las bases del nuevo sistema obligatorio de facturación electrónica. Este reglamento define las especificaciones técnicas que deben cumplir los programas para emitir facturas digitales y para interactuar con la Agencia Tributaria mediante VeriFactu.

La Orden HAC/1177/2024, de octubre de 2024

Esta orden ministerial detalla los requisitos funcionales y técnicos que los softwares de facturación deben respetar, como la integridad de los registros, la facilidad de acceso y la conservación de datos conforme exige la normativa.

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¿Para qué sirve todo esto?

1. Refuerzo contra el fraude fiscal
   Al obligar a registrar cada factura en formato electrónico con envío inmediato o diferido, se hace casi imposible ocultar ventas o manipular documentos.
   La Agencia Tributaria obtiene un acceso más preciso y en tiempo real a tus movimientos económicos.
2. Control y orden en tu negocio
   Con un sistema electrónico homologado tendrás un registro organizado, claro y accesible, ideal para la contabilidad y el control fiscal.
3. Modernización del sistema tributario
   La adopción de herramientas digitales reduce el papeleo, agiliza los trámites y mejora la interacción entre las empresas y la Agencia Tributaria.

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Requisitos para tu software de facturación

Tu programa debe cumplir con estas 6 garantías para ser legal:

1. Inalterabilidad: Las facturas no deben poder modificarse una vez emitidas, ni borrarse sin dejar rastro.
2. Trazabilidad: Cada acción (crear, editar o eliminar) debe quedar registrada.
3. Integridad: La información debe ser completa, sin falta de detalles ni errores.
4. Accesibilidad: Tú, tus clientes y Hacienda deben poder consultar los registros cuando sea necesario.
5. Legibilidad: La factura debe poder leerse sin dificultad, con claridad y estructura.
6. Conservación legal: Los datos deben almacenarse el tiempo que exige la ley (normalmente 4 años).

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Modalidades de VeriFactu

– Modo “VeriFactu” (envío automático inmediato)

• Envía los datos de la factura a la Agencia Tributaria en el momento que se emite.
• Ofrece facturas verificables, con un código QR que tus clientes pueden consultar y validar.
• Aporta máxima confianza y transparencia a ambas partes.
• Hacienda asume el almacenamiento, lo que reduce tus responsabilidades técnicas.
• Requiere conexión a internet para funcionar.

– Modo “No VeriFactu” (conservación interna)

• No envías los datos a la Agencia Tributaria de forma automática.
• Debes asegurarte de que tu software cumple los requisitos legales de inalterabilidad, integridad y trazabilidad.
• Tienes flexibilidad para gestionar tus datos internamente.
• En caso de inspección, debes poder exportar los registros con garantías legales.
• El soporte técnico y el cumplimiento legal suelen tener un coste mayor.

Ambas opciones permiten cumplir con la normativa. La elección dependerá de tu tipo de negocio, tus recursos y tus preferencias.

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¿Quién está obligado a usar la factura electrónica y VeriFactu?

Según la Ley Crea y Crece y el desarrollo normativo del sistema VeriFactu, estarán obligados todos los autónomos y empresas que emitan facturas en el marco de una actividad económica, independientemente de si su cliente es una empresa, un autónomo o un particular.

Pero hay un matiz importante según el tipo de obligación:

Factura electrónica (Ley Crea y Crece):

• Obligatoria en operaciones entre empresas y autónomos (B2B y B2G).
• NO obligatoria en operaciones con particulares (B2C), de momento.
• Ejemplo: Si eres un autónomo que factura a otros autónomos o empresas → sí estás obligado.
  Si solo facturas a clientes particulares → no todavía, pero puede ampliarse en el futuro.

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VeriFactu (Ley Antifraude):

• Afecta a todos los que emiten facturas, incluso si facturas a particulares.
• No depende del tipo de cliente, sino de que emitas una factura por tu actividad económica.
• Si tu software de facturación no está adaptado, estarás incumpliendo.

Según la normativa del Real Decreto SIF, a partir de las siguientes fechas se exigirá el registro electrónico de facturación:

• 1 de enero de 2026 para empresas (personas jurídicas).
• 1 de julio de 2026 para autónomos (personas físicas).

A partir de estas fechas podrás optar por el modo “VeriFactu” o bien mantener los registros internamente, siempre garantizando cumplimiento técnico.

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Ventajas de elegir la modalidad VeriFactu

• Envías los datos inmediatamente, cumpliendo la normativa sin esfuerzo.
• Tus facturas son verificables, lo cual refuerza tu profesionalidad.
• Reduces el riesgo de sanciones y fraudes.
• Hacienda gestiona el almacenamiento, liberándote de esa responsabilidad.
• Mejora tu reputación ante clientes y organismos al usar un sistema regulado.

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¿Mi software está homologado?

Los proveedores de software deben presentar una declaración responsable, garantizando que cumplen con los requisitos de VeriFactu (integridad, inalterabilidad, trazabilidad…).
La responsabilidad recae en el fabricante del programa, y esta información debe estar visible en la factura o en la información del software.

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¿Qué datos se envían realmente?

En lugar de enviar la factura completa, solo se transmiten los registros informáticos esenciales:

• Datos identificativos (emisor y receptor: NIF, razón social).
• Fecha de emisión y número de factura.
• Base imponible, tipo y cuota de IVA.
• Importe total.
• Tipo de operación (venta, prestación de servicio…).

La factura impresa o en PDF sigue siendo entregada al cliente como habitualmente, pero ahora con respaldo oficial y validación vía QR.

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¿Cómo se reconoce una factura VeriFactu?

• Lleva un código QR con enlace a Hacienda que permite verificarla.
• Incluye una referencia o etiqueta que indica que fue emitida vía VeriFactu.
• El escaneo confirma que la factura existe y es válida según los registros de la Agencia Tributaria.

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¿Estás obligado?

Todos los que emiten facturas por actividad económica están obligados, a menos que ya formen parte del sistema SII (están exentos de VeriFactu). Eso incluye:

• Autónomos y profesionales con actividad habitual.
• Sociedades (S.L., S.A., etc.).
• Comunidades de bienes, asociaciones, fundaciones…
• Entidades públicas que facturen.

Resumen práctico:

Situación	¿Factura electrónica obligatoria?	¿VeriFactu obligatorio?
Autónomo que factura a empresas	✅ Sí	✅ Sí
Autónomo que solo factura a particulares	❌ No (de momento)	✅ Sí
Comercio que emite ticket sin factura	❌ No (salvo que facture B2B)	✅ Sí si emite factura
Gestoría, clínica, instalador, taller…	✅ Sí	✅ Sí

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En resumen: el sistema VeriFactu ya es una realidad y, desde 2026, será obligatorio para tu negocio si emites facturas.
Es el momento de prepararse antes de que llegue la fecha límite.

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